一橋中学校同窓会

一橋中学校同窓会個人情報保護規定

 平成18年6月4日

第 1 条 (目的)

この規定は、一橋中学校同窓会(以下、「同窓会」という。)における個人に関する情報の取扱いに関する基本的事項を定める。 本規定にないものは、個人情報保護法及び関連の法令によることとする。

第 2 条 (取り扱う個人情報)

同窓会が取り扱う「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」)という。)第2条1項に定める個人情報で、一橋中学校及び神田一橋中学校(以下、「母校」という)の卒業生及び嘗て在学したもの(以下、「普通会員」という)及び母校の現旧職員(以下、「特別会員」という)(以下普通会員及び特別会員をあわせて「会員」という)に関する下記の情報をいう。

  • 普通会員については、卒業年次・期、クラス、担任の氏名、普通会員の氏名、現住所及び郵便番号、電話番号、修正年月、会員コード、逝去された場合はその旨、その他同窓会が会員相互の親睦等に必要と認めた情報
  • 特別会員については、氏名、在職期間、担当教科等、現住所及び郵便番号、電話番号、勤務先、勤務先電話番号、同窓会の役職、修正年月、会員コード、逝去された場合はその旨、その他同窓会が会員相互の親睦等に必要と認めた情報
  • 同窓会役員については、上記の情報のほか、同窓会の役職、勤務先、勤務先電話番号、その他同窓会が連絡等のため必要と認めた情報

第 3 条 (名簿記載の拒否申し出の取扱)

会員が同窓会名簿に個人情報を記載しないようにとの申し出をした場合は、当該本人の所属するクラス名簿の欄にその氏名のみを記載し、それ以外の事項は記載しないものとする。

第 4 条 (名簿管理委員会等)

  • 同窓会は、名簿管理委員会を設置し、委員数名を置く。
  • 名簿管理委員会の委員は、役員会で選任し、委員長は委員の互選による。
  • 個人情報に関する重要な事項は、委員会の議を経て、役員会で審議し決定する。

第 5 条 (利用目的)

  • 同窓会は、個人情報を会員相互の親睦を図り併せて母校を後援すると共に地域・社会に貢献をすることを目的で使用し、それ以外の目的には使用しない。
  • 同窓会は、前項の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で、利用目的を変更する事ができる。
  • 同窓会は、個人情報の利用目的やその変更等に関し、次の方法により公表することとする。
    • (1) 本規定を同窓会内に置くという方法
    • (2) インターネットに於いてホームページで記載するという方法
    • (3) 同窓会総会資料や同窓会の通知をするはがきなどに記載するという方法

第 6 条 (個人情報の取得)

  • 会員の情報を、会員本人の申告、会員や母校からの通知等正当な手段により取得する。
  • 新入会員及び特別会員の情報は、母校から取得する。

第 7 条 (正当性の確保)

同窓会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、保有する個人情報を正確かつ最新の内容に保てるよう下記の時期に下記の措置を行うものとする。

  • 5月~8月:同窓会実地により集まった情報を整理し、名簿に反映させる
  • 8月~2月:3月に各期の幹事やクラス責任者に名簿を確認してもらう
  • 3月~4月:主に新入会員の情報を母校から取得し、名簿に入力する

第 8 条 (安全管理措置)

同窓会は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失または毀損(以下、「漏えい等」という。)の防止その他の個人情報の安全管理のために個人情報に関し下記の取扱をする。

  • 個人情報が記録された名簿(以下「同窓会名簿」という)は同窓会室に設置したパソコンで管理するものとし、マスターデータにはパスワードを設定する。
  • 同窓会名簿は、バックアップのため、CD、USBスティック及びその他電子記録媒体に記録することができるものとし、同窓会名簿を記録した電子記録媒体にはパスワードを設定し、名簿委員長又は名簿管理委員長の指定した者が保管する。
  • 同窓会名簿には、各貢に「本名簿は、一橋中学校同窓会会員が相互の連絡・親睦のためにのみ使用するものとし、関係のない第三者に本名簿やそのコピーを渡さないで下さい。」という旨の注意書きをする。
  • 同窓会名簿をプリント又はCD・USBスティック等で渡す場合は、クラス会や同窓会名簿の改訂のため等、その目的を達成するため必要最小限の部分を交付するものとし、その際下記の事項を記載した誓約書を提出させるものとする。
    • (1) 請求者の氏名、期、組、住所、電話番号、請求年月日
    • (2) 受領した名簿の範囲(例:第○期 1組)
    • (3) 使用目的(例:クラス会の連絡)
    • (4) 名簿(そのコピーを含む)を使用目的に関係のない第三者に譲渡しないこと
    • (5) 名簿を廃棄するときは裁断すること
    • (6) その他同窓会で定める事項
  • 会員又は母校の関係者以外の第三者には、同窓会名簿を交付しない。
  • 個人情報が記載された書面を廃棄する場合は、シュレッダー等にかけてその内容を読み取る事ができない状態にした上で、廃棄物処理業者にその廃棄を委託するなど、適切な措置を講じる。
  • 個人情報が記録されたコンピュータ、記録媒体を廃棄する場合は、記録された個人情報を完全に消去するか、当該コンピュータ等を物理的に破壊する。

第 9 条 (開示)

同窓会が保有する個人情報について、本人から開示請求を受けたときは、名簿管理委員長は、遅滞なく、当該本人が識別される個人情報を開示しなければならない。

第 10 条 (請求の方法等)

同窓会名簿の交付、個人情報の開示等の各請求を行う方法、同窓会がその請求を受け付ける方法。手数料の有無および金額、その他各請求に関する手続きの詳細は、同窓会が、別にこれを定める。

第 11 条 (苦情の処理)

同窓会に対し個人情報の取扱いに関する苦情のあった場合は、名簿管理委員長が適正かつ迅速に対処するものとする。

第 12 条 (細則等)

この規定の運用ならびに個人情報保護にかかわる事務うぃ円滑に行なうために必要な細則は、別に定める。

第 13 条 (規定の改廃)

この規定の改廃は、名簿管理委員会の議を経て、役員会で決定する。

(付則)この規定は平成18年6月4日から施行する。